いつもお世話になっております。

 この度、弊社の活動に常日頃協力いただいております、業者様にとって、より便利に、よりコストを抑えて頂くために新しい受発注の仕組みを導入することとなりました。

 現在は、Web請求にて請求いただくということで、ペーパーレスによる郵送費の削減を主体にお願いしておりましたが、10月より注文と請求を一体化した仕組みを導入することでよりコストを抑えた受発注を実現しようと考えております。

新システムは電子契約システム・専用用紙請求となります。

 以下に、新システムについての説明を記載いたします。
詳細、不明点等のお問合せは本社総務までお願いします。

 なお、平成30年10月からの新たな注文書は電子契約とし、その請求は紙請求となりますが、旧来の紙による注文・注文請書を発行している分の請求に関しては今迄通りWeb請求方式となります。

ご理解とご協力の程、よろしくお願い致します。

                                           株式会社サンエイ工務店





1.概要
2.電子契約
3.請求
4.返送資料について
5.Web請求について(従来のWeb請求のページです)





1.概要

 現在、注文書を発行し送付しておりますが、請書に印紙を貼付し、押印の上返送して頂いております。
(この時点で、貴社の郵送費、御社の返信郵送費、契約印紙が発生しております。)
その後、Webにて請求という流れでございました。

 今後は、注文書を電子受発注システムにて登録しますが、登録されると貴社にメールにて、注文書が発行された通知が届きます。
貴社および弊社が契約電子印を押印しますが、契約電子印は弊社費用負担によりセコム社より発行されます。

 また、電子契約の場合、現在の税法上印紙税は免除となりますので、注文書・請書を交わす段階において貴社の契約に関わる費用負担は0円となります。

 電子契約は画面で承認を押すだけという簡単な作業で注文書発行手続きは完了いたします。
電子印発行費用及び、電子証明書費用、タイムスタンプ証明費用等はすべて弊社が負担いたします。

 請求に関しては、注文書に添付された専用請求鑑を利用して郵送にて請求をお願い致します。

 従いまして、今迄は、返送郵送費用と印紙納税の費用負担でしたが、今後は請求書発送費用のみのご負担となります。





2.電子契約

 電子契約を有効にするためにはいくつかの要件があります。

 1.契約書は改竄出来ないデータ形式であること。
  データ形式としてPDF形式を採用し、要件を満たしております。

 2.認証機関発行の電子証明(電子印鑑)をPDFに埋め込むこと。
  電子印はサンエイ工務店が一括して、セコム社の電子証明書を発行いたします。
  発行に掛かる費用は弊社が負担いたします。
  Web画面上で契約電子印の押印行為を行うと、PDFに電子印が埋め込まれることで要件を
  満たしております。

 3.長期保存タイムスタンプ認証を付加すること。
  双方の押印が完了すると、自動的にアマノ社によりタイムスタンプ証明が付加されることで
  要件を満たしております。

 4.電子データにて保存すること。
  証明書の付いた状態のデータで保存する必要がありますので、システムより押印後のデータを
  ダウンロードして保存してください。
  印刷されたデータには印鑑も電子印もありませんので、有効な契約書と見なされない
  可能性があります。仮に印刷物も有効とみなされた場合、その印刷物が原本となりますので
  印紙税の対象となる可能性があります。必ずファイルをダウンロードして保管してください。

 5.契約データは容易に検索・閲覧できること。
  ダウンロードしたデータは、探しやすく整理してください。
  整理例1:HDDに年度でフォルダを作り、その中に年度ごとにファイルを管理する。
  整理例2:USBメモリスティックにファイルを保存し、現場資料と共に現場毎に管理する。

  方法はいろいろあると思いますが、一番管理しやすい方法で管理してください。
  なお、SDカードやUSBメモリは一定期間使用しないと、データが読めなくなってしまうことが
  まれにありますので、外部メモリーを使用される際は必ず、HDD等にバックアップを取ってください。





3.請求

 請求方法には注文形態により4つの方法があります。
 注文形態は弊社の発注担当者が発行する注文書の記載方法によります。

 a.注文書を発行する場合
   1.一括請求
    一括請求と注文書で指定している場合は、全材料の納品が終わった月、注文した工程が
    終了した月に一括で請求する方法で、注文書の末尾に項目、金額すべて記載済みの
    用紙が添付されていますので、印刷して請求日だけ記入頂き、押印して郵送して頂くだけで
    請求が完了します。

   2.出来高請求
    出来高請求と注文書で指定している場合は、注文書添付の請求用紙の請求金額が
    空白になっておりますので、請求金額と請求日を記入いただき、押印して郵送してください。

   3.単価契約請求
    単価契約請求の場合、施工・業務委託と資材仕入で記載方法が異なります。
    施工・業務委託の場合、出来高請求同様、請求額と請求日を記入いただき、押印して
    郵送してください。また、資材仕入の場合は、注文書内容が一式計上の為
    貴社明細を添付の上、請求金額と請求日をご記入いただき、押印して郵送してください。

 b.注文書なし請求
   4.都度請求
    注文書が無い場合、雛形が送付されませんので、このサイトより請求様式(エクセル)を
    ダウンロードして頂き、項目等を入力し、押印して郵送してください。
    内訳には、科目別に合計額を入れて、表題部に請求総額を入れてください。
    明細は貴社の様式の明細を添付頂ければ結構です。

 ※請求書は従来通り、現場別に提出してください。
  届きました請求書は画像認識で自動処理しますので、現場名が誤っていると請求が取り込まれず
  支払されなくなる為、現場名が判らない時は必ず事前にお問い合わせください。





4.返送資料について

 この度、契約・請求方法の変更に伴い、あらためてメールアドレス登録の
 用紙の記載をお願いしておりますが、2人記載箇所があることの使い分けと
 契約権限の要/不要の意味が解らないという問い合わせがございました。

 今回の変更の要は、「電子印鑑を利用して契約行為を行う」というところです。
 正式な契約行為となりますので、弊社が送らせて頂く電子認証(契約印)の名義を
 教えて頂きたいというのが返送資料の目的です。
 多くの会社が契約に記載する名称は代表取締役だと思いますが、
 会社によっては、注文請書に押印するのは、専務取締役であったり、現場所長、工場長であったり
 異なると思います。今回登録にあたり、誰の名前の電子印で押印するのかを登録して頂き、
 契約権限は「要」としてください。
 記載された名前とメールアドレスに対し電子認証(電子印)を発行します。

 契約行為とは別に、請求書の雛形を取り出したり、届いた注文書を出力するのは事務員で、1つの
 IDですと、事務員が勝手に契約印を押せてしまうのは問題があるという場合は担当者2の欄に
 事務員のメールアドレスを記載頂き、契約権限は「不要」としてください。
 契約ボタンの押せないIDが発行されます。

 2人とも契約権限を「あり」とした場合、両方とも契約印が送られます。
 その場合、どちらが押印しても契約は成立となります。

 会社では全員で共有しているメールアドレス1つしかない場合は
 契約権限者の名前で権限「要」で届けてください。
 1社必ず1人は契約権限者が必要となります。

以上で、今回の変更点についての補足となります。
システム変更に伴い、色々とご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。





5.Web請求について(従来のWeb請求のページです)

→Web請求の設定についてはこちら

Web契約・請求ガイド